Энергомашиностроительная компания «Силовые машины», один из мировых лидеров на этом рынке, отказалась от бумаги в HR. В компании рассчитывают, что результат от внедрения системы кадрового ЭДО к концу 2023 года будет эквивалентен двум FTE сотрудников за счет ускорения работы с документами. К концу года на безбумажный HR должно перейти до 5 000 сотрудников.
Основным бизнес-заказчиком проекта выступил центр единого сервиса (ЦЕС, прим. – корпоративный ОЦО), предоставляющий внутренние услуги для сотрудников «Силовых машин». В группе компаний 15 юридических лиц, а штат сотрудников — порядка 14 тысяч человек. Объем кадровых документов, которые ежедневно проходят через ЦЕС, — колоссален. Для того чтобы сократить нагрузку на сотрудников центра и сроки подписания документов, было принято решение отказаться от бумаги и перейти на кадровый ЭДО.
При выборе системы обращали внимание на несколько факторов. Первый — удобство работы с системой ЭДО для разных категорий сотрудников с различным уровнем технических навыков. Например, в «Силовых машинах» около 7,5 тысяч рабочих, и им должно быть комфортно использовать продукт, в т.ч. с мобильных устройств.
Второй критерий — возможность удаленной работы в системе. Представительства «Силовых машин» локализованы в разных странах. Для компании важно, чтобы система была доступна для сотрудников в любой точке мира, в том числе для тех, у кого нет постоянного рабочего места в виде компьютера, подключенного к корпоративной сети.
Кроме того, «Силовые машины» выбирали такую систему, где реализованы все три категории кадровых документов: заявления сотрудников, документы от работодателей, а также локальные нормативные акты.
Наконец, сотрудникам ЦЕС было важно, чтобы система уже была развернута в аналогичных условиях — обращали внимание на успешные кейсы в производстве. Система кадрового ЭДО HRlink удовлетворяла всем критериям.
«Исследование предложений на рынке заняло около полугода. Нам хотелось получить готовое решение, как с точки зрения апробированности на рынке, так и с точки зрения простоты интерфейса и работы с системой. Когда сервис уже имеет широкую базу пользователей, это сразу заметно. В HRlink мы отметили простой, удобный и понятный интерфейс — как раз такой нужен нашим пользователем. Все очень логично и эргономично», — комментирует Константин Пензин, руководитель проектов в компании «Силовые машины».
Сейчас в «Силовых машинах» завершен пилотный проект, в рамках которого на кадровый ЭДО перешел ряд функциональных подразделений — всего порядка 150 сотрудников. По итогам пилота стало очевидно, что процессы согласования документов, которые раньше занимали около суток, сейчас могут быть реализованы за час.
Настраивается интеграция с SAP. По итогам проекта данные сотрудников, которые работают в компании, будут полностью синхронизированы между основной учетной системой «Силовых машин» и HRlink. Кроме того, информация о заявлениях от сотрудников будет доступна в журнале входящих документов в SAP.
В этом году перед «Силовыми машинами» стоит задача перевести на кадровый ЭДО от 2,5 до 5 тысяч сотрудников, в том числе рабочих. Также в компании, где в процессе подписания документов может участвовать до 5-6 сотрудников, планируют использовать функциональность HRlink для гибкого согласования документов.
HRlink позволяет полностью перейти на цифровой документооборот с сотрудниками, формировать, подписывать и хранить электронные кадровые документы. Сервис автоматизирует рутинные операции кадрового делопроизводства и управления трудовыми отношениями, обеспечивает экономию на доставке и хранении документов, защиту от рисков потери документов.