Офф-прайс магазины Familia отказались от бумаги в кадровом делопроизводстве (КДП) и перешли на работу с сервисом HRlink. С помощью платформы КЭДО компания смогла сократить риски неподписания документов вовремя, уменьшила траты на почтовые отправления, а также остановила рост нагрузки на кадровый департамент.
Familia – мультибрендовая сеть магазинов офф-прайс формата, специализирующихся на торговле товарами со скидками до 85%. Компания работает с брендами разной ценовой категории и предлагает широкий ассортимент одежды, обуви, аксессуаров и товаров для дома.
Штат компании насчитывает более 7 тыс. сотрудников, большая часть которых – работники 455 универмагов в 122 городах России. При этом центральный кадровый офис расположен в Москве. Переход на электронный документооборот в HR должен был упростить взаимодействие с теми сотрудниками, которые работают в разных уголках страны.
Впервые о переходе на кадровый ЭДО в Familia задумались на старте пилотного проекта Минтруда РФ по внедрению безбумажного КДП. Поиски подрядчика начались в 2022 году, после того как на рынке появились успешные кейсы и оформилась юридическая практика. В процессе участвовали не только сотрудники кадрового департамента, но и ИТ-специалисты, а также юридический отдел.
Основным требованием к подрядчику со стороны HR-специалистов была простота в использовании: в магазинах работают люди разных возрастных групп и с разным уровнем технических навыков. Поэтому понятный интерфейс, возможность регистрации по номеру телефона и настройка оповещений через смс-сообщения были ключевыми критериями. Все эти возможности есть на платформе HRlink.
Процесс подключения к сервису кадрового ЭДО занял три месяца. За это время совместно с экспертами HRlink были отработаны все возникающие у сотрудников вопросы и возражения. На индивидуальных встречах людям объясняли преимущества отказа от бумаги в HR. В итоге оформлять документы через платформу начало 99% штата.
«За счет перехода на кадровый ЭДО мы смогли минимизировать юридические риски, связанные с соблюдением сроков оформления документов. Кроме того, процессы в HR стали более эффективными. С момента начала использования HRlink мы не наращиваем штат кадровиков, несмотря на рост розничной сети. Хотя раньше мы нанимали до двух сотрудников в год, чтобы справляться с постоянным увеличением объемов КДП. Кроме того, мы сократили почтовые расходы компании. В этом заключается основная ценность сервиса», — комментирует Ольга Бешарова, начальник отдела кадров Familia.
«Переход на кадровый ЭДО всегда ведет к позитивным переменам в компании. С HR-специалистов уходит большая часть рутинной работы, появляется возможность контролировать весь процесс — от формирования заявления до его подписания всеми ответственными лицами. С помощью возможностей искусственного интеллекта HRlink автоматизировал даже функцию напоминания о необходимости поставить подпись: сервис сам напомнит сотруднику в удобное время и на удобной площадке, что ему нужно завершить оформление документов», — добавляет партнер и директор по развитию HRlink Дмитрий Махлин.
HRlink позволяет полностью перейти на цифровой документооборот с сотрудниками, формировать, подписывать и хранить электронные кадровые документы. Сервис автоматизирует рутинные операции кадрового делопроизводства и управления трудовыми отношениями, обеспечивает экономию на доставке и хранении документов, защиту от рисков потери документов.